Die Finanzen der Fachschaft und die Aufgaben des Finanzers

Der Finanzer ist einer der aufwändigeren Posten im FSR. Er ist dafür zuständig alle Finanzgeschäfte der Fachschaft festzuhalten und Dokumente, wie Rechnungen aufzubewahren, sowie Haushaltspläne, Inventarlisten und Co. anzufertigen. Das Wichtigste hierbei ist die hinreichend gute Dokumentation. Falls der Finanzer bei Veranstaltungen nicht dabei ist, so ist es wichtig, dass mindestens ein FSR-Mitglied bescheid weiß, wie es mit Rechnungen, Geldern und ähnlichen umgehen muss.

Das Geld der Fachschaft kann man nicht einfach direkt ausgeben. Jede Ausgabe muss vorher auf einer beschlussfähigen Sitzung des FSR beschlossen werden. Zudem muss es eine abrechenbare Ausgabe im Sinne des Finanzleitfadens sein.
Jeder Beschluss muss im Protokoll einer FSR-Sitzung festgehalten werden und innerhalb von einer Woche im Internet veröffentlicht werden (siehe Fachschafts-Satzung).
Zuletzt wird ein Abrechnungsbogen ausgefüllt, dem die Rechnungen beigefügt werden, und an den AStA geschickt. Dieser bearbeitet ihn innerhalb einiger Tage bis Wochen und überweißt dann das abgerechnete Geld auf das Konto. Sollten vorherige Schritte nicht vernünftig durchgeführt worden sein, kann es natürlich sein, dass nur Teile des Geldes überwiesen werden und einige Leute ihr Geld nicht zurückbekommen. Deshalb sollte jeder Beschluss und die Planung einer Veranstaltung gut durchdacht sein.

Ein Finanzer sollte ordentlich und gewissenhaft arbeiten, sonst drohen Maßnahmen durch den AStA!!!

Du hast Ideen, wie du das Unileben schöner gestalten kannst oder möchtest studieninterne Projekte organisieren, aber dir fehlt das Geld?
Jedes Fachschaftsmitglied hat Anspruch auf unsere Gelder, also komm doch mit deiner Idee einfach zu uns :-)
(keine Privatveranstaltungen oder Partys!)

Einige wichtige Dokumente

Alle Fachschaften sind an 3 Dokumente gebunden:

Weiterhin sind die Haushaltspläne, Haushaltsabschlüsse und Inventarlisten öffentlich erhältlich.
Falls du weitere Einblicke in Dokumente der Fachschaftsfinanzen haben möchtest, so darfst du diese als Teil der Fachschaft einsehen. Wende dich dafür einfach an den Finanzer.

Warum haben wir Geld?

Wir vom Fachschaftsrat sind die studentische Vertretung, die am nächsten an den einzelnen Studierenden dran ist und das auch noch fachschaftsspezifisch. So können wir quasi maßgeschneiderte Projekte für die Fachschaft ins Leben rufen. Genausogut kann aber auch jeder Studierende ein Projekt starten und bei uns dafür finanzielle Unterstützung beantragen.
Als FSR nutzen wir das Geld für Veranstaltungen, wie die Erstiwoche, die Erstifahrt, unsere KIP-Projekte, aber auch für die nötige Ausstattung (Grill, Pavillons, Schreibwaren, etc.) um unsere Projekte durchführen zu können.

Woher kommt das Geld?

Der Asta stellt jeder Fachschaft ein Budget zur Verfügung, mit dem sie selbst wirtschaften kann und welches vom Fachschaftsrat, genauer gesagt vom Finanzer, verwaltet wird. Dieses Budget wird dabei über die Anzahl der Studierenden einer Fachschaft bestimmt. Deshalb geht das Haushaltsjahr auch bis zum 30.9., da ab dem Wintersemester immer die meisten neuen Studierenden anfangen und es somit sinnvoll ist, dann das Budget neu zu berechnen. Der AstA überweist den Fachschaften außerdem am Anfang des HHJ auf Anfrage einen Dauervorschuss, damit die Fachschaften Geld haben, über dass sie sofort frei Verfügen können. Dieser muss nach Abschluss des HHJ wieder an den AstA zurückgezahlt werden. Vorher gibt es keinen neuen Dauervorschuss. (Es handelt sich um einen zinslosen Kredit vom AstA an die Fachschaft.) Weitere Geldquellen sind der Asta- und Vefa-Fond, bei denen für besondere Projekte zusätzliche Geld beantragt werden kann, sofern diese durch mind. 2 Fachschaften unterstützt werden.

Instrumente des Finanzers

Für die Arbeit des Finanzers sind einige Gegenstände zu führen. Das dient einerseits dafür, dass dieser die Übersicht behält, aber auch dafür, dass alle Geschäfte nachvollziehbar und satzungsgemäß ablaufen.

Ein- und Ausgabenbuch & Kassenbuch

Unser Ein- und Ausgabenbuch ist eine große Übersicht über alle Geldgeschäfte der Fachschaft. Zum Ende eines jeden Haushaltsjahres muss es zusammen mit Inventarliste und Kassenbuch beim AStA abgegeben werden.
Unser Kassenbuch ist für die Erfassung aller Bargeschäfte da und soll als Übersicht über unsere Hauptkasse und die Wechselgeldkasse dienen.

Konten und Kasse

Zusätzlich zu der Barkasse hat der Finanzer Zugriff auf das Bankkonto der Fachschaft. Es ermöglicht der Fachschaft Überweisungen zu tätigen. Somit ist es auch nicht jedesmal nötig, dass bei jeder Ausgabe jemand das Geld auslegen muss. Das Bankkonto ist dem AStA bekannt und im Regelfall werden ihm auch alle Kontoauszüge zugeschickt.
Ein privates Konto sollte aufgrund der Übersichtlichkeit nicht genutzt werden.
Die Barkasse dient lediglich für alle Geschäfte, die nicht über das Fachschaftskonto geführt wenrden können oder für die Einnahmen einer Veranstaltung. Allgemein sollte das Konto immer bevorzugt genutzt werden um die Fachschaftgeschäfte übersichtlich zu halten.

Inventarliste

Relativ selbsterklärend. Hier muss der Finanzer jegliches Inventar der Fachschaft/ des Fachschaftsrat festhalten, auch Geschenke und Leihgaben. Gebrauchgegenstände oder Gegenstände, die weniger als ein halbes Jahr gelagert werden, müssen nicht aufgeführt werden.

Haushaltsabschluss und -plan

Der Haushaltsabschluss enthällt die zusammengefassten Ein- und Ausgaben des Haushaltsjahres, quasi eine Zusammenfassung des Ein-&Ausgabenbuches nach Kategorieren. Gleichzeitig wird im Haushaltsplan nach den selbigen Kategorien, eine finanzielle Planung des folgenden Jahres vorgenommen. Bei größeren Abweichungen von der Planung über das Jahr muss nochmal ein Nachtragshaushaltsplan angefertigt werden.
Beide werden meistens in einem Dokument zusammengefasst beim AStA abgegeben.

Einkaufen für den FSR

Für Feiern oder sonstige Anschaffungen muss der FSR zunächst immer erstmal einen Finanzbeschluss machen, da wir ohne diesen das ausgegebene Geld nicht vom AStA zurückbekommen. Im Allgemeinen ist es dann auch immer so, dass die Person, die Einkaufen geht das Geld zuerst auslegt und später vom FSR wiederbekommt. Die Finanzer sind stehts bemüht, dass vorgestreckte Geld möglichst schnell der Person zu überweisen, dies kann aber durchaus ein paar Wochen dauern.
Bei Beträgen über 50€ ist es wichtig, dass ihr euch personalisierte Rechnungen ausstellen lasst, und zwar auf

Fachschaft Mathematik/Physik
Universität Potsdam
Karl-Liebknecht-Straße 24/25
14476 Potsdam

fsr/aufgaben/finanzen.txt · Zuletzt geändert: 23.06.2019 10:32 von Niklas Polei
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