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fsr:aufgaben:finanzen [21.01.2012 17:51]
Thomas Arlt [Einkaufen für den FSR]
fsr:aufgaben:finanzen [21.10.2020 12:27] (aktuell)
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-=====Was macht ein Finanzer?=====+=====Die Finanzen der Fachschaft und die Aufgaben des Finanzers=====
  
-  * das Wichtigste: für jede Ausgabe hinreichend gute Dokumentation (also VerwendungDatum, bei Parties: wie viele Teilnehmerbei KIP: + wer) +Der Finanzer ist einer der aufwändigeren Posten im FSR. Er ist dafür zuständig alle Finanzgeschäfte der Fachschaft festzuhalten und Dokumente, wie Rechnungen aufzubewahrensowie HaushaltspläneInventarlisten und Co. anzufertigen. 
-  * jede Ausgabe braucht Beschluss von FSRdas muss natürlich im Protokoll stehen und darauf wird dann auch im Abrechnungsbogen (AB) verwiesen! +Das Wichtigste hierbei ist die hinreichend gute DokumentationFalls der Finanzer bei Veranstaltungen nicht dabei ist, so ist es wichtig, dass mindestens ein FSR-Mitglied bescheid weißwie es mit Rechnungen, Geldern und ähnlichen umgehen muss.\\
-   +
-====Das Prozedere im Detail erklärt==== +
-  * Haushaltsjahr (HHJ): Oktober bis September des folgenden Jahres +
-  * mindestens 4 Abrechnungsbögen pro HaJim HaJ getätigte Ausgabe muss auch im AB des HaJ erscheinen- Größenordnung: mindestens 200 € +
-  * Kontoauszüge werden direkt von der Bank an den Asta geschicktwir haben nur die Online Versionen. +
-  * Bei KiP/ Feiern: Ankündigungsdokumente o.Ä. hinzufügen! (darf keine Privatveranstaltung sein!!) +
-  * Kassenbuch: Hier stehen alle Ein- und Ausgaben vom FSR drin, sowohl die der Kasse als auch die auf dem Konto.+
  
-==== aktuelles Haushaltsjahr ====+Das Geld der Fachschaft kann man nicht einfach direkt ausgeben. Jede Ausgabe muss **vorher auf einer beschlussfähigen Sitzung des FSR** beschlossen werden. Zudem muss es eine abrechenbare Ausgabe im Sinne des Finanzleitfadens sein.\\ 
 +Jeder Beschluss muss im Protokoll einer FSR-Sitzung festgehalten werden und innerhalb von einer Woche im Internet veröffentlicht werden (siehe Fachschafts-Satzung).\\ 
 +Zuletzt wird ein Abrechnungsbogen ausgefüllt, dem die Rechnungen beigefügt werden, und an den AStA geschickt. Dieser bearbeitet ihn innerhalb einiger Tage bis Wochen und überweißt dann das abgerechnete Geld auf das Konto. Sollten vorherige Schritte nicht vernünftig durchgeführt worden sein, kann es natürlich sein, dass nur Teile des Geldes überwiesen werden und einige Leute ihr Geld nicht zurückbekommen. Deshalb sollte jeder Beschluss und die Planung einer Veranstaltung gut durchdacht sein.\\
  
-Den aktuellen Haushaltsplan gibt es hier: \\ {{:fsr:intern:hhabschluss_1011_und_hhplan1112.pdf|}} \\  +**Ein Finanzer sollte ordentlich und gewissenhaft arbeitensonst drohen Maßnahmen durch den AStA!!!**
-und eine Aufschlüsselung über die Veranstaltungen hier: \\ +
-{{:fsr:aufgaben:aufschluesselung_veranstaltungen.pdf|}} \\ +
-Als interne Veranstaltungen werden diejenigen bezeichnetdie auf dem Unigelände stattfinden, als externe dann natürlich die, die außerhalb der Uni stattfinden.+
  
-====Konten====+<WRAP box info> 
 +Du hast Ideen, wie du das Unileben schöner gestalten kannst oder möchtest studieninterne Projekte organisieren, aber dir fehlt das Geld?\\ 
 +Jedes Fachschaftsmitglied hat Anspruch auf unsere Gelder, also komm doch mit deiner Idee einfach zu uns :-)\\ 
 +(keine Privatveranstaltungen oder Partys!) 
 +</WRAP>
  
-  * Kasse: Reales Geld in Bar - Hat die Fachschaft und kann darüber Verfügen +====Einige wichtige Dokumente====
-  * Bankkonto: Reales Geld auf Konto - Hat die Fachschaft und kann darüber Verfügen +
-  * Unitopf: Anteiliger Topf für ein HHJ aus den Semesterbeiträgen. +
-    * Zugriff auf Gelder über Abrechnungen von Ausgaben (siehe oben) +
-    * Zugriff auf Gelder über Uni-Interne Beschaffungen (Schlüssel/Büromaterial(schwendy)/AVZ)+
  
-====Warum haben wir Geld?====+Alle Fachschaften sind an 3 Dokumente gebunden: 
 +  * [[https://github.com/Studierendenschaft/Dokumente/blob/master/Satzung%20der%20Studierendenschaft.md|Die Satzung der Studierenendenschaft]] (von allen Studierenden gewählt) 
 +  * Die [[fsr:satzung|spezifische Satzung einer jeden Fachschaft]] (von der jeweiligen Fachschaft gewählt)  
 +  * [[https://github.com/Studierendenschaft/Dokumente/blob/master/Finanzordnung%20der%20Studierendenschaft.md|Dem Finanzleitfaden]] (wird vom AStA herausgegeben)
  
-Wir vom Fachschaftsrat sind die studentische Vertretungdie am nächsten an den einzelnen Studenten dran ist und das auch noch fachschaftsspezifischSo können wir quasi maßgeschneiderte Projekte für die Fachschaft ins Leben rufenGenausogut kann aber auch jeder Student ein Projekt starten und bei uns dafür finanzielle Unterstützung beantragen. Da sind z.B die Erstiwoche, der Euler und Sommer-und Weihnachtsfeier um nur einige zu nenen+Weiterhin sind die [[:fsr:aufgaben:finanzen:dokumente|HaushaltspläneHaushaltsabschlüsse und Inventarlisten]] öffentlich erhältlich.\\  
 +Falls du weitere Einblicke in Dokumente der Fachschaftsfinanzen haben möchtest, so darfst du diese als Teil der Fachschaft einsehenWende dich dafür einfach an den Finanzer.
  
-====Woher kommt das Geld?====+=====Warum haben wir Geld?====
 +Wir vom Fachschaftsrat sind die studentische Vertretung, die am nächsten an den einzelnen Studierenden dran ist und das auch noch fachschaftsspezifisch. So können wir quasi maßgeschneiderte Projekte für die Fachschaft ins Leben rufen. Genausogut kann aber auch jeder Studierende ein Projekt starten und bei uns dafür finanzielle Unterstützung beantragen.\\  
 +Als FSR nutzen wir das Geld für Veranstaltungen, wie die Erstiwoche, die Erstifahrt, unsere KIP-Projekte, aber auch für die nötige Ausstattung (Grill, Pavillons, Schreibwaren, etc.) um unsere Projekte durchführen zu können.
  
-Der Asta stellt jeder Fachschaft ein Budget zur Verfügung, mit dem sie selbst wirtschaften kann und welches vom Fachschaftsrat verwaltet wird. +=====Woher kommt das Geld?===== 
-Dieses Budget wird dabei über die Anzahl der Studenten einer Fachschaft bestimmt. Deshalb geht das Haushaltsjahr auch bis zum 30.9., da ab dem Wintersemester immer die meisten neuen Studenten anfangen und es somit sinnvoll ist, dann das Budget neu zu berechnen. +Der Asta stellt jeder Fachschaft ein Budget zur Verfügung, mit dem sie selbst wirtschaften kann und welches vom Fachschaftsrat, genauer gesagt vom Finanzer, verwaltet wird. 
-Der AstA überweist den Fachschaften außerdem am Anfang des HHJ einen Dauervorschuss, damit die Fachschaften Geld haben, über dass sie sofort frei Verfügen können. Dieser muss nach Abschluss des HHJ wieder an den AstA zurückgezahlt werden. Vorher gibt es keinen neuen Dauervorschuss. (Ist ein zinsloser Kredit vom AstA an die Fachschaft,hat nichts mit Uni-Konto zu tun.) +Dieses Budget wird dabei über die Anzahl der Studierenden einer Fachschaft bestimmt. Deshalb geht das Haushaltsjahr auch bis zum 30.9., da ab dem Wintersemester immer die meisten neuen Studierenden anfangen und es somit sinnvoll ist, dann das Budget neu zu berechnen. 
-Weitere Geldquellen sind der Asta- und Vefa-Fond, bei denen für besondere Projekte zusätzliche Geld beantragt werden kann. +Der AstA überweist den Fachschaften außerdem am Anfang des HHJ auf Anfrage einen Dauervorschuss, damit die Fachschaften Geld haben, über dass sie sofort frei Verfügen können. Dieser muss nach Abschluss des HHJ wieder an den AstA zurückgezahlt werden. Vorher gibt es keinen neuen Dauervorschuss. (Es handelt sich um einen zinslosen Kredit vom AstA an die Fachschaft.) 
 +Weitere Geldquellen sind der Asta- und Vefa-Fond, bei denen für besondere Projekte zusätzliche Geld beantragt werden kann, sofern diese durch mind. 2 Fachschaften unterstützt werden.
  
-====Kassenbuch====+=====Instrumente des Finanzers===== 
 +Für die Arbeit des Finanzers sind einige Gegenstände zu führen. Das dient einerseits dafür, dass dieser die Übersicht behält, aber auch dafür, dass alle Geschäfte nachvollziehbar und satzungsgemäß ablaufen.
  
-in unserem Kassenbuch haben wir zwei Abrechnungssysteme. +====Ein- und Ausgabenbuch & Kassenbuch==== 
-  * Unikonto vom AstA +Unser Ein- und Ausgabenbuch ist eine große Übersicht über alle Geldgeschäfte der Fachschaft. Zum Ende eines jeden Haushaltsjahres muss es zusammen mit Inventarliste und Kassenbuch beim AStA abgegeben werden. \\ 
-  * Eigene Geldumbuchungen (K/B) +Unser Kassenbuch ist für die Erfassung aller Bargeschäfte da und soll als Übersicht über unsere Hauptkasse und die Wechselgeldkasse dienen.
-Probleme gibt es bei zeitlichen Zuordnungen und sauberen Bilanzierungen (ziemliches Gefummel)+
  
-====Jahresabschluss==== +====Konten und Kasse==== 
-Beim Jahresabschluss sind abzugebenbis Mitte Oktober: +Zusätzlich zu der Barkasse hat der Finanzer Zugriff auf das Bankkonto der Fachschaft. Es ermöglicht der Fachschaft Überweisungen zu tätigen. Somit ist es auch nicht jedesmal nötigdass bei jeder Ausgabe jemand das Geld auslegen muss. Das Bankkonto ist dem AStA bekannt und im Regelfall werden ihm auch alle Kontoauszüge zugeschickt. \\ 
-  * Kassenbuch +Ein privates Konto sollte aufgrund der Übersichtlichkeit **nicht** genutzt werden.\\ 
-  * Jahresabrechnung +Die Barkasse dient lediglich für alle Geschäfte, die nicht über das Fachschaftskonto geführt wenrden können oder für die Einnahmen einer Veranstaltung. Allgemein sollte das Konto immer bevorzugt genutzt werden um die Fachschaftgeschäfte übersichtlich zu halten.
-  * Haushaltsplan und Nachtragshaushalt +
-  Inventarliste +
-  Bücherliste +
-  Kontoauszüge (Kopie) +
-  Alten Dauervorschuss zurück überweisen +
-  * Neuen Dauervorschuss beantragen(erst möglich nach Rücküberweisung und Jahresabschlussabgabe)+
  
 +====Inventarliste====
 +Relativ selbsterklärend. Hier muss der Finanzer jegliches Inventar der Fachschaft/ des Fachschaftsrat festhalten, auch Geschenke und Leihgaben. Gebrauchgegenstände oder Gegenstände, die weniger als ein halbes Jahr gelagert werden, müssen nicht aufgeführt werden.
  
-**Bitte ordentlich und gewissenhaft. Bitte die Fachschaft vor Bürokratie schützen.** +====Haushaltsabschluss und -plan==== 
- +Der Haushaltsabschluss enthällt die zusammengefassten Ein- und Ausgaben des Haushaltsjahres, quasi eine Zusammenfassung des Ein-&Ausgabenbuches nach Kategorieren. Gleichzeitig wird im Haushaltsplan nach den selbigen Kategorien, eine finanzielle Planung des folgenden Jahres vorgenommen. Bei größeren Abweichungen von der Planung über das Jahr muss nochmal ein Nachtragshaushaltsplan angefertigt werden.\\ 
- +Beide werden meistens in einem Dokument zusammengefasst beim AStA abgegeben.
-==== Übergabeprotokoll ==== +
- +
-Hier ist ein Muster für ein [[:fsr:aufgaben:übergabefinanzen|Übergabeprotokoll]] zu finden+
  
 ===== Einkaufen für den FSR ===== ===== Einkaufen für den FSR =====
  
-Für Feiern oder sonstige Anschaffungen muss der FSR zunächst immer erstmal einen Finanzbeschluss machen, da wir ohne diesen das ausgegebene Geld nicht vom Asta zurückbekommen. Im Allgemeinen ist es dann auch immer so, dass die Person, die Einkaufen geht auch den ganzen Kram erstmal selbst bezahlen muss und dann später das Geld vom FSR wiederbekommt. Die Finanzer sind stehts bemüht, dass vorgestreckte Geld möglichst schnell der Person zu überweisen, dies kann aber durchaus ein paar Wochen dauern. \\ +Für Feiern oder sonstige Anschaffungen muss der FSR zunächst immer erstmal einen Finanzbeschluss machen, da wir ohne diesen das ausgegebene Geld nicht vom AStA zurückbekommen. Im Allgemeinen ist es dann auch immer so, dass die Person, die Einkaufen geht das Geld zuerst auslegt und später vom FSR wiederbekommt. Die Finanzer sind stehts bemüht, dass vorgestreckte Geld möglichst schnell der Person zu überweisen, dies kann aber durchaus ein paar Wochen dauern. \\ 
-Wenn Alkohol eingekauft wird ist es für die spätere Abrechnung besser, wenn dieser auf einer extra Rechnung erscheint, da Alkohol nicht vom Asta übernommen wird.\\ +Bei Beträgen über 50€ ist es wichtig, dass ihr euch personalisierte Rechnungen ausstellen lasst, und zwar auf \\
-Wichtig ist bei Beträgen über 50€, dass ihr euch personalisierte Rechnungen ausstellen lasst, und zwar auf \\+
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-Fachschaft MathePhysik \\ +<blockquote> 
-Unversität Potsdam \\ +Fachschaft Mathematik/Physik \\ 
-Karl-Liebknecht-Strasse 24/25 \\+Universität Potsdam \\ 
 +Karl-Liebknecht-Straße 24/25 \\
 14476 Potsdam 14476 Potsdam
 +</blockquote>
  
 {{tag>aufgaben finanzen fsr}} {{tag>aufgaben finanzen fsr}}
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